Datenquellen

Die zum Versand anstehenden Zahlungsaufträge oder Lastschrifteneinzüge können im Grunde aus verschiedenen Quellen stammen. Einzelzahlungen werden entweder manuell direkt über die Oberfläche mit allen Details erfasst oder durch Aktionen in anderen Modulen von tm5 automatisch generiert. Dazu gehören z. B. Kontoüberträge oder Nettingzahlungen. Aber auch jeder andere Cash Flow des Cash Managements kann direkt als Zahlungsauftrag übernommen werden. Zuletzt werden die Massenzahlungen aus dem lokalen ERP-System verarbeitet. Bei diesen besteht zusätzlich noch die Möglichkeit, diese als diskrete Zahlungen zu verarbeiten, d.h. in allen weiteren Verarbeitungsschritten ist die Ansicht der Einzelzahlungen nicht mehr möglich. Gerade für Personalzahlungen eine unverzichtbare Funktion.   

Vorlagen

Zur Vereinfachung der Erfassung von Einzelzahlungen können Zahlungsvorlagen erstellt und gespeichert werden. Neben der vereinfachten Erfassung bieten die Vorlagen auch die Möglichkeit der Vorautorisierung. Wird die autorisierte Vorlage verwendet, gelten die bereits geleisteten Unterschriften weiter. Die Zahlung kann anschließend ohne oder mit wesentlich vereinfachten Autorisierungen auskommen und ausgeführt werden.

Autorisierung
      

tm5 hat sich diesem Thema intensiv angenommen und verfügt über eine sehr komfortable, individuelle und dennoch revisionssichere Verwaltung aller Autorisierungsrechte für Zahlungsaufträge. Grundsätzlich sind diese bezogen auf das Konto. Sie sind mit Betragslimiten in beliebigen Währungen kombinierbar. So ist es problemlos möglich, bis 100.000 einzeln, aber zwischen 100.000 und 5.000.000 nur gemeinschaftlich zeichnen zu können. Für Zahlungen mit einem Gegenwert von über 5.000.000 liegt ggf. gar keine Berechtigung mehr vor. Neben der betraglichen Komponente kommt noch die Zeitkomponente hinzu, die eine Befristung der Rechte z.B. für Urlaubsvertretungen ermöglicht.

Unabhängig davon welche Rechte in tm5 für die Autorisierung vergeben worden sind, müssen diese nicht zwangsläufig auch die mit der Bank kommunizierten Rechte sein, da die Verantwortung für die Autorisierung der Zahlung komplett durch das Unternehmen administriert wird.

Versand

tm5 ist in der Autorisierung von Zahlungen noch einen Schritt weiter gegangen. Auf Grund der Tatsache, dass es sich um ein webbasiertes System handelt, müssen alle Zahlungen in tm5 abgebildet werden. Je nach Recht können daher alle Zahlungen durch die unterschiedlichsten Anwender bearbeitet werden. Im Rahmen dieses Workflows nimmt der Schritt des Versands der Zahlung einen hohen Stellenwert ein. Der Versand kann nun durch das Treasury exklusiv verwaltet werden, ohne dass eine Prüfung oder Unterschrift durch das Treasury geleistet werden muss.

Zahlungen im Auftrag
      

Die Kombination der verschiedenen Rechte und Möglichkeiten macht die Zahlung im Auftrag anderer Gesellschaften oder Abteilungen zu einer Selbstverständlichkeit. Dies ist nur eine Frage der Berechtigungen. Die Erfassung erfolgt zu Lasten eines Verrechnungskontos anhand der Regeln in tm5. Durch eine ganz andere beliebige Stelle wird das Bankkonto zugeordnet. Die Autorisierung darauf ist ebenso geregelt und die Ausführung kann optimiert stattfinden. Die Integration der verschiedenen Module in tm5 führt zu einer direkten Belastung des Verrechnungskontos des Auftraggebers und zur korrekten Disposition der Bankkonten.

Weitere Informationen

Neben Kontoauszügen in den unterschiedlichsten Formaten können auch beliebige andere Dateien von der Bank bezogen und anschließend zur Verarbeitung an nachgelagerte Systeme übergeben werden.